업무 프로세스 자동화프로필 200개를 뒤져도, 연락할 만한 사람은 5명이 안 됐어요
다이렉트 소싱 전 과정을 AI로 자동화하여, 소싱 시간 20시간→2시간, 리스트 자동화율 90%+, 커피챗 전환율 5배 상승을 달성한 AI 헤드헌터 구축 사례
업무 프로세스 자동화
직원 전부가 조금씩 시간 뺏기고, 한 명은 아예 거기 매몰돼 있었어요
B2B 공단 연계 업무
내부 문의 응대 시간 90% 감소, 평균 3초 응답 달성. 국가기관 규정과 도메인 지식 기반의 인하우스 AI 챗봇으로 보안 추적까지 확보한 사례
모든 직원이 규정 문의에 시간을 뺏기고 있었습니다
국가기관 규정 준수가 필수인 업종에서, 규정 문의가 전 직원의 업무를 조금씩 갉아먹고 있던 구조
이 고객사는 국가기관(공단)이 정한 규정을 반드시 따라야 하는 B2B 업종입니다. 어떤 서류가 어디 있는지, 어떤 절차를 따라야 하는지, 가이드 문서의 위치나 작성법까지 모두 내부 도메인 지식이 필요합니다. 외부에서 검색해도 나오지 않는, 현장에서만 쌓이는 지식이죠. 문제는 이런 문의가 하루에도 수십 건씩 들어온다는 겁니다. 모든 직원이 조금씩 시간을 뺏기고 있었고, 그중에서도 특히 한 명이 거의 하루 종일 이 문의 응대에 매몰돼 있었습니다.
구체적인 어려움
- •국가기관(공단) 규정이 수시로 바뀌어서, 최신 가이드 문서의 위치와 내용을 항상 파악하고 있어야 함
- •내부 직원들이 '이 서류 어디 있어요?', '이 절차 어떻게 해요?' 같은 문의를 하루에 수십 건씩 하고, 모든 직원이 여기에 시간을 빼앗김
- •규정을 잘못 해석하면 리걸 이슈가 발생할 수 있어서, 답변을 함부로 할 수 없음
- •특히 한 명의 직원은 거의 하루 종일 이 문의 응대에 매몰돼서, 본래 업무를 사실상 못 하고 있었음
- •담당자가 부재하면 아무도 정확한 답을 줄 수 없는 상황 발생
- •외부 문의(B2B 고객, 거래처 등)까지 같은 형태로 들어와서 업무 부하가 가중
- •도메인 지식이 사람 머릿속에만 있어서 인수인계가 안 되고, 이것 때문에 따로 직원을 뽑았는데 그 직원도 결국 같은 반복 업무에 매몰됨
“규정 관련 문의가 전 직원한테 영향을 줬어요. 다들 조금씩 시간을 뺏기는데, 특히 한 명은 하루 종일 문의 응대만 하느라 다른 일을 아예 못 했습니다. 검색해도 안 나오고 사람한테만 물어봐야 알 수 있는 것들이라, 이걸 정말로 해결해줄 수 있는 곳이 필요했어요.”
— 고객사 대표
사람 대신 AI가 규정을 찾아주고, 백오피스에서 전부 관리합니다
카카오톡 챗봇에서 사내 도서관, OCR 자동 조회, 보안 추적까지
고객사가 원하는 건 명확했습니다. "직원들이 저한테 묻는 대신, AI한테 물어봤으면 좋겠다." 단순한 FAQ 챗봇이 아니라, 구글 드라이브에서 실제 파일을 찾아주고, 규정 관련 질문에도 답변할 수 있어야 했습니다. 거기에 누가 뭘 물어봤는지 추적할 수 있는 백오피스까지 필요했고요.
먼저 실제 작동 모습을 확인해보세요. 카카오톡 채널에서 사용자가 문서를 찾거나, 사진을 올려서 사내 업무 시스템을 바로 조회하는 과정까지 전부 담겨 있습니다.
카카오톡 기반 AI 챗봇 - 문서 찾기부터 OCR 자동 조회까지
처음부터 한 번에 다 만들지 않았습니다. 단계별로 끊어서 진행했고, 1단계에서는 문서 찾기 기능을 먼저 만들었습니다. 카카오톡 채널을 친구 추가하고, '○○ 서류 찾아줘' 같은 메시지를 보내면 구글 드라이브에 있는 수백 개의 파일 중에서 키워드가 매칭되는 파일을 찾아서 URL로 바로 돌려줍니다. 이전에는 누군가한테 물어보거나 드라이브를 직접 뒤져야 했던 일이, 카톡 한 줄로 해결되게 됐습니다. 키워드 입력부터 파일 URL 응답까지 평균 3초 이내입니다.
1단계가 안정적으로 돌아가는 걸 확인한 뒤, 2단계에서는 OCR 기반 자동 조회 기능을 붙였습니다. 현장에서 문서 사진을 찍어 카카오톡에 올리면, OCR로 핵심 정보 5가지를 자동 추출하고, 사내 업무 시스템의 조회 API를 호출해서 결과를 가시성 높은 세로형 메시지로 돌려주는 구조입니다. 처음엔 단일 AI 모델로 시도했는데, 한글 인식 정확도가 불안정했습니다. 받침이나 비슷한 글자를 간헐적으로 틀리더라고요. 그래서 전문 OCR 엔진과 경량 AI 모델을 조합하는 하이브리드 방식으로 전환했더니, 정확도가 98%까지 올라갔습니다. 비용은 건당 2원 정도 차이밖에 나지 않았고요.
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카카오 5초 제한을 우회하는 비동기 콜백 방식의 OCR 처리 흐름
카카오 챗봇에는 응답 시간 5초 제한이 있습니다. OCR 처리만 해도 4초, 업무 시스템 조회까지 합치면 10초가 넘어가죠. 이걸 해결하기 위해 비동기 콜백 방식을 도입했습니다. 사진을 올리면 먼저 '처리 중입니다'라는 안내 메시지가 즉시 나가고, 백그라운드에서 OCR과 조회를 처리한 뒤 결과를 콜백으로 전달합니다. 사용자 입장에서는 사진 올리고 잠깐 기다리면 깔끔하게 정리된 결과가 도착합니다.
보안도 중요한 이슈였습니다. 카카오톡 채널을 통한 외부 연동 챗봇의 특성상, 사용자를 인증/인가 관점에서 완벽하게 통제할 수 없습니다. 그래서 사용 역추적 체계를 만들었습니다. 카카오 사용자 ID, 발화 내용, 요청/응답 원문까지 전부 기록하고, 백오피스에서 검색하고 관리할 수 있게 했습니다. 보안 이슈가 생기면 언제 누가 무엇을 물어봤는지 즉시 추적할 수 있습니다.
카카오 사용자 ID 기반 챗봇 메시지 로그 관리 - 발화 내용과 시간 추적
백오피스에서는 개별 대화의 상세 내역도 확인할 수 있습니다. 요청 본문과 응답 본문이 그대로 기록되어 있어서, 보안 이슈 발생 시 어떤 질문에 어떤 답변이 나갔는지 즉시 확인 가능합니다.
요청/응답 본문까지 상세 기록 - 보안 이슈 발생 시 즉시 역추적 가능
전체 아키텍처는 서버 한 대에 다 올라가는 구조입니다. 카카오 오픈빌더가 스킬 서버를 호출하면, 웹서버를 거쳐 서버 내부의 프론트엔드, 코어 백엔드, 챗봇 시스템으로 요청이 분기됩니다. 사용자 발화를 분석해서 문서 찾기(Google Drive API)로 보낼지, OCR·AI 엔진 처리로 보낼지 판단하는 분기 로직이 핵심입니다. 웹 기반 백오피스에서 챗봇 사용 현황도 바로 볼 수 있고요. 직원 10명 이하 규모의 고객사가 별도 인프라 관리 없이 쓸 수 있게 관리 포인트를 줄이는 데 집중했습니다.
웹서버 + 프론트엔드 + 코어 백엔드 + 챗봇 시스템 통합 아키텍처 - 카카오 오픈빌더에서 사용자 발화 분석 후 Google Drive 또는 OCR·AI 엔진으로 분기
만들어진 시스템의 핵심
카카오톡 기반 사내 도서관
카카오톡에서 키워드를 입력하면 구글 드라이브에 쌓인 사내 문서를 뒤져서 URL을 바로 돌려줍니다. 평균 응답 시간 3초 이내, 매칭 성공률 99%입니다.
OCR 기반 자동 조회
문서 사진을 업로드하면 OCR로 핵심 정보 5개를 자동 추출하고, 사내 업무 시스템 API를 호출해 조회 결과를 세로형 메시지로 돌려줍니다.
하이브리드 OCR 엔진
전문 OCR 엔진과 경량 AI 모델을 조합해서 한글 인식 정확도를 98%까지 올렸습니다. 건당 처리 비용은 10원대 수준입니다.
비동기 콜백 응답 처리
카카오 챗봇 5초 제한을 비동기 콜백으로 우회합니다. 즉시 안내 메시지 → 백그라운드 처리 → 결과 콜백 전달 구조입니다.
보안 역추적 백오피스
카카오 사용자 ID, 발화 내용, 요청/응답 원문까지 전부 기록합니다. 보안 이슈 발생 시 누가 언제 무엇을 물어봤는지 즉시 추적 가능합니다.
콤팩트한 운영 아키텍처
서버 한 대에 챗봇, API, 백오피스를 모두 올렸습니다. 고객사가 별도 인프라 팀 없이도 운영할 수 있게, 관리 포인트를 최소화했습니다.
이제 서류 위치 물어보는 사람이 없어요
전 직원이 빼앗기던 시간이 돌아오고, 보안 추적도 생겼습니다
챗봇 도입 후, 규정 문의에 조금씩 시간을 뺏기던 모든 직원이 본래 업무에 집중할 수 있게 됐습니다. 특히 거의 하루 종일 문의 응대에 매몰되던 직원은 이제 다른 업무를 볼 수 있게 됐고요. '서류 어디 있어요?' 같은 반복 질문은 카카오톡에서 바로 해결되고, OCR 자동 조회로 현장에서의 확인 업무도 자동화됐습니다. 보안 추적 체계까지 갖춰져서 리걸 리스크도 관리할 수 있게 됐습니다.
평균 3초
문서 검색 응답 시간
키워드 입력부터 문서 URL 응답까지 평균 3초 이내 처리
90%↓
내부 문의 응대 시간
사람이 직접 응대하던 반복 문의가 챗봇으로 자동 처리
98%
OCR 정확도
하이브리드 OCR 기반 핵심 필드 추출 정확도
100% 기록
보안 추적
모든 챗봇 요청/응답이 백오피스에 기록되어 역추적 가능
실제로 달라진 것들
전 직원의 규정 문의 부담이 사라졌습니다
모든 직원이 조금씩 시간을 뺏기던 규정 문의가 챗봇으로 넘어갔습니다. 특히 하루 종일 문의 응대에 매몰되던 직원은 이제 본래 업무에 집중할 수 있게 됐고요. 따로 직원을 둘 필요 자체가 사라졌습니다.
현장에서 사진 한 장으로 조회가 끝납니다
예전엔 서류를 보고 수동으로 값을 입력해서 조회했습니다. 이제는 카카오톡에서 사진 한 장 올리면 OCR이 핵심 정보를 추출하고, 사내 시스템 조회까지 자동으로 완료합니다. 현장에서 고객 앞에서 바로 결과를 확인할 수 있게 됐습니다.
보안 걱정 없이 외부 채널을 쓸 수 있게 됐습니다
카카오톡 같은 외부 채널로 업무 정보를 주고받는 게 불안했습니다. 누가 뭘 물어봤는지 알 수가 없으니까요. 이제 모든 대화가 기록되고, 백오피스에서 사용자 ID별로 검색하고 추적할 수 있습니다. 보안 감사에도 대응할 수 있는 구조가 됐습니다.
인수인계 문제가 해결됐습니다
규정 관련 지식이 특정 사람 머릿속에만 있었기 때문에, 그 사람이 퇴사하면 큰 문제였습니다. 이제 도메인 지식이 시스템에 담겨 있어서, 사람이 바뀌어도 동일한 수준의 답변이 나옵니다. 지식이 사라지지 않는 구조가 된 겁니다.
“솔직히 처음엔 '에이, 그게 되겠어?' 싶었어요. 카카오톡으로 파일을 찾아준다고? 사진만 올리면 사내 시스템 조회까지 된다고? 근데 진짜 됩니다. 직원들이 더 이상 저한테 서류 위치 물어보지 않아요. 카톡에 물어보면 된다는 걸 다 알거든요. 가장 좋은 건 백오피스에서 누가 뭘 물어봤는지 다 보인다는 거예요. 보안 문제로 항상 불안했는데, 이제 추적이 되니까 마음이 놓입니다.”
공단 연계 B2B 기업 대표대표
